2.5 Tutorial: Buchungssystem

✔️ Mit dem Buchungssystem können Sie jeder Box einen Termin zum Buchen zuweisen. So lassen sich schnell und einfache Kurse erstellen und organisieren.
Dies ist verwendbar für:
- Kurse und Workshops
- Elternsprechtage
- Teilnahme an Sportevents
- Besprechungsräume
- Teilnahme an Konzerten
✔️ Das Buchungssystem ist mächtig und kann Ihnen enorm Zeit ersparen.
Inhaltsverzeichnis

1

Sie können eine Box kinderleicht in einen Kurs umwandeln.
- Der Boxtitel wird zum Kurstitel.
- Der Boxinhalt wird zum Kursinhalt.
Hierzu klicken Sie in den Box-Einstellungen auf „Kalender und Buchungen“. Dort aktivieren Sie die Option „Buchungssystem“:
Option „Buchungssystem“
Anschließend legen Sie im Eingabefeld die Startzeit des Kurses fest. Optional können Sie auch die maximale Teilnehmerzahl eingeben.
Klicken Sie auf „Box speichern“. – Herzlichen Glückwunsch, ihr Kurs ist nun aktiviert.
Hinweis: Diese Option kann nicht von Schülern oder anonymen Benutzern aktiviert werden.
⚙ aktivieren

2

Buchen können auf Edumaps registrierte Benutzer, aber auch anonyme Besucher.
Wenn ein Benutzer eingeloggt ist, so kann er direkt auf den Buchen-Button klicken und wird beim Kurs eingeschrieben.
Wenn ein anonymer Besucher auf den Buchen-Button klickt, so erscheinen zwei Auswählmöglichkeiten:
- mit Account einloggen
- direkt mit E-Mail buchen
Klickt der Benutzer dann auf „direkt mit E-Mail buchen“, so kann er sich mit Angabe von Namen, Institution und E-Mail beim Kurs einschreiben.
Gebucht werden kann bis zu einer Stunde nach Kursbeginn (Karenzzeit). Danach ist kein Buchen mehr möglich.
⚙ werkannbuchen

3

Wenn Sie Ihre Map fertiggestellt und für eine oder mehrere Boxen die Buchungen aktiviert haben, können Sie Ihre Map per Link verteilen.
Die Benutzer, die Ihre Map besuchen, sehen nun einen Buchungsbutton direkt an der Box:
Buchungsbutton an der Box
Klickt der Benutzer auf den blauen Buchungsbutton, so erhält er folgende Nachricht:
Hinweis bei der Buchung
Bestätigt der Benutzer mit Klick auf „Buchen“, so ist er erfolgreich in den Kurs eingeschrieben.
Bestätigung der Teilnahme nach Buchung
Der Termin ist nun im Benutzerkalender vorzufinden.
Ein „Gebucht“ erscheint bei der Box.
Gebuchte Box
⚙ ablauf

4

Als Kursleiter (Mapbesitzer) können Sie alle Teilnehmer für einen Kurs einsehen, indem Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln und dann auf den Button mit dem Zähler klicken:
Anzahl an Teilnehmer
Auch können alle anderen Bearbeiter (solange sie nicht anonym sind) im Bearbeitugnsmodus auf die Teilnehmerliste zugreifen.
Die Liste der Teilnehmer sieht dann zum Beispiel so aus:
Beispiel: Teilnehmerliste
⚙ teilnehmeranzeigen

5

Sie können Teilnehmer jederzeit aus dem Kurs entfernen, indem Sie zuerst die Liste aller Teilnehmer öffnen und dann bei dem jeweiligen Benutzer auf das Entfernen-Icon klicken:
Teilnehmer entfernen
⚙ teilnehmerentfernen

6

Jeder Teilnehmer kann sich auch selbst wieder vom Kurs abmelden, indem er auf den Button „Gebucht“ klickt:
Stornieren der eigenen Buchung
⚙ storniert

7

Sofern die Startzeit Ihres Kurses in der Vergangenheit liegt (mindestens 1 Stunde alt), erscheint im Bearbeitungsmodus statt eines „Buchen“-Buttons ein „Beenden“-Button.
Dieser wird nur dem Kursleiter (Mapbesitzer) angezeigt.
Kurs beenden
Wenn Sie auf den „Beenden“-Button klicken, erscheint folgender Dialog:
Dialog zum Beenden des Kurses
Dort können Sie auch eine Vorschau der Teilnahmebescheinigung aufrufen.
Bestätigen Sie mit Klick auf „Kurs beenden“, so erscheint:
Bestätigung des Kursabschlusses
Allen Teilnehmer wird automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Teilnahmebescheinigung zugesendet.
⚙ kursbeenden

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Wird ein Kurs beendet, so erhält jeder Teilnehmer automatisch eine E-Mail mit der Teilnahmebescheinigung.
Die Teilnahmebescheinigung findet jeder Teilnehmer außerdem unter „Meine Buchungen“.
Seite „Meine Buchungen“
In der letzten Spalte kann der Benutzer die Teilnahmebescheinigung aufrufen und ausdrucken.
Beispiel einer Teilnahmebescheinigung
⚙ bescheinigung

9

Wenn Sie nur eine Kurzbeschreibung statt der vollständigen Beschreibung in die Teilnahmebescheinigung einsetzen möchten, so können Sie dies wie folgt tun:
1. Bearbeiten Sie Ihren Boxinhalt (Kursinhalt).
2. Setzen Sie den Kurztext für die Teilnahmebescheinigung direkt an den Anfang.
3. Anschließend setzen Sie eine Leerzeile und danach drei Minuszeichen --- in eine weitere Zeile.
4. Dies erzeugt eine horizontale Linie. Diese gilt als Trenner von Kurzbeschreibung zur detaillierten Beschreibung.
5. Unterhalb der horizontalen Linie können Sie nun die detaillierte Beschreibung einsetzen. Diese erscheint nicht auf der Teilnahmebescheinigung.
⚙ beschreibung

10

Wenn Sie eine eigenes Logo rechts oben auf die Teilnahmebescheinigung setzen möchten, dann geht dies relativ einfach:
1. Bearbeiten Sie Ihren Boxinhalt (Kursinhalt).
2. Gehen Sie ans Ende des Textes. Setzen Sie zwei neue Zeilen.
3. Laden Sie Ihr Logo in die letzte Zeile hoch.
4. Setzen Sie zwei Schrägstriche // vor UPLOAD1, sodass // UPLOAD1 da steht.
5. Diese Grafik wird nun als Logo erscheinen. Prüfen Sie die Vorschau der Teilnahmebescheinigung.
Achten Sie darauf, dass die Grafik im JPG- oder PNG-Format ist.
⚙ logo

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Folgende E-Mails erhält ein Teilnehmer automatisiert:
1. Erinnerungsmail 24 Stunden vor dem Termin
2. Abschlussmail bei Kursabschluss durch den Kursleiter
Die Abschlussmail enthält einen Link, mit dem sich der Teilnehmer eine Teilnahmebescheinigung ausdrucken kann. Diese enthält seinen Namen und alle Beschreibungen aus der Box.
⚙ emails

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Sie können die gesamte Teilnehmerliste mit einem Klick auf den Button „CSV-Export“ exportieren.
CSV-Export der Teilnehmerliste
Anschließend können Sie die heruntergeladene Datei in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen.
⚙ exportieren

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Sie können die Teilnehmer aller Kurse einer Map als einzelne CSV-Datei exportieren.
1. Gehen Sie in den Bearbeitungsmodus.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte des Mapmenüs und wählen „Map exportieren“.
3. Im sich öffnenden Dialog wählen Sie „Teilnehmer aller Buchungen (csv)“.
Export-Option:
Teilnehmer aller Buchungen
Die generierte CSV-Datei können Sie nun auf Ihrem Computer speichern und weiterverwenden.
Der Export enthält Kursname, E-Mail, Klarname und Benutzername jedes Teilnehmers.
⚙ exportall

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Auf der Seite „Meine Buchungen“ sieht jeder Benutzer, welche Kurse er bereits gebucht hat.
Dort kann man die gebuchten Kursen ebenfalls erneut öffnen.
Menü mit „Meine Buchungen“
⚙ übersicht